Software per la pianificazione e rendicontazione di servizi

PROBLEMATICHE

  • Gestione delle commesse
  • Pianificazione e controllo orario delle attività 
  • Rendicontazione oraria dei dipendenti
  • Comunicazione certificata con gli operatori

OBIETTIVI

  • Gestione e controllo tempi e costi delle attività e delle commesse
  • Previsione oraria di un progetto
  • Gestione e previsione delle indisponibilità dei dipendenti e dei clienti
  • Controllo e rendicontazione oraria
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Aziende interessate

Aziende che prestano servizi presso terzi come pulizie, facchinaggio, manodopera ecc..).

Aziende che hanno la necessità di pianificare e controllare le commesse, i servizi e gli operatori che svolgono le attività.

Aziende che vogliono scalare il proprio business senza perdere il controllo centrale.

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La richiesta

Creare uno strumento o applicativo che consente di poter pianificare e gestire le ore degli operatori in base ai servizi erogati.

Necessità di gestione di ferie, permessi, malattie, cambi personale e gestione dei contratti.

Poter dialogare con gli operatori in campo in modo efficace.

Il progetto

Un calendario operativo vero e proprio in cui si ha il pieno controllo di tutte le attività che l’azienda deve fornire da contratto al cliente.

Uno strumento SMART per gli operatori, per gestire gli appuntamenti e segnalare le attività fatte.

Un portale dedicato agli smartphone per accedere velocemente a tutte le informazioni delle attività

 

 Quali sono gli step del software per le aziende di pianificazione e rendicontazione di servizi?

Gestione commesse e punti di servizio

Per ogni cliente si possono aprire più commesse. Per ogni commessa possiamo avere diversi punti di servizio, come ad esempio due negozi in due diverse vie della città.

Ogni cliente, per ogni commessa e per ogni punto di servizio può essere gestito da personale dedicato o condiviso e controllato attraverso il proprio calendario degli appuntamenti.

Il sistema calcola gli impegni del personale ed il costo puntuale per ogni itnervento.

Dalla commessa alla pianificazione delle attività 

La pianificazione delle attività può essere fatta con una precisione di un quarto d’ora e un insieme di impegni settimanale.

Il sistema replica la settimana all’interno di un periodo che l’operatore può scegliere.

E’ possibile effettuare una pianificazione multi-settimana, multi-operatore, multi-servizio.

Breve video di esempio per la pianificazione settimanale e mensile

Lancio della pianificazione e visione a calendario

Una volta eseguita la configurazione della pianificazione, il lancio della pianificazione in un intervallo di date, crea dei calendari, sia per gli operatori che per i clienti, evidenziando con colori diversi eventuali problemi di pianificazione (ad esempio abbiamo pianificato un intervento durante un periodo di ferie del nostro operatore o del nostro cliente)

Gestione ferie dipendenti e clienti

Lo strumento permette agilmente di monitorare e gestire le ferie dei clienti e dei dipendenti, in modo da poter organizzare correttamente tutti i servizi.

In caso dei dipendenti, lo strumento mette a disposizione un sistema per approvare o rifiutare la richiesta di ferie e di permesso del dipendente. 

Rendicontazione e controllo ore di attività 

    La rendicontazione delle attività degli operatori alimenta dei grafici dedicati al controllo di gestione.
    Ogni intervento viene misurato sulla base del costo dell’operatore, del valore offerto al nostro cliente e di eventuale ricarico per spese di gestione (come il personale di ufficio, non operativo).
    La dashboard visualizza velocemente per ogni commessa la marginalità, evitando di portare avanti business non produttivi.

Gestione delle comunicazioni con gli operatori

    Basta a strumenti di comunicazione inefficaci.
    Integrato al sistema c’è una funzione dedicata alla creazione di comunicazioni aziendali. Ogni comunicazione è tracciata (chi ha ricevuto, chi ha letto, chi ha risposto).
    I dipendenti accedendo da telefonino possono leggere e rispondere alle comunicazioni aziendali

Accesso operatori da smartphone

    Attraverso lo smartphone gli operatori possono vedere i propri appuntamenti in calendario, accedere alle informazioni del cliente, collegare delle note e delle fotografie agli interventi che vanno ad eseguire e molto altro.
    Lo strumento per smartphone permette di richiedere ferie e/o permessi.
    Sempre da smartphone è possibile accedere a tutte le comunicazioni aziendali, scaricare eventuali allegati e rispondere ai quesiti richiesti dall’azienda.
    Un unico strumento, semplice ed accessibile per gestire tutta la tua organizzazione

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