Software per la programmazione del personale

PROBLEMATICHE

  • Clienti con più indirizzi da servire
  • Gestione delle commesse
  • Pianificazione e controllo orario delle attività 
  • Rendicontazione oraria dei dipendenti
  • Comunicazione certificata con gli operatori
  • Rapportino degli interventi

OBIETTIVI

  • Gestione e controllo tempi e costi delle attività e delle commesse
  • Previsione oraria di una commessa
  • Copertura dei servizi da contratto
  • Gestione e previsione delle indisponibilità dei dipendenti e dei clienti
  • Controllo e rendicontazione oraria
  • Rapportini elettronici dei dipendenti
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Aziende interessate

Aziende che prestano servizi presso terzi, sia con un contratto di interventi periodici e programmati che su chiamata.

Aziende che hanno la necessità di pianificare e controllare le commesse, i servizi e gli operatori che svolgono le attività.

Aziende che vogliono scalare il proprio business senza perdere il controllo centrale.

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La richiesta

Creare uno strumento o applicativo che consente di poter pianificare e gestire le ore degli operatori in base ai servizi erogati.

Necessità di gestione di ferie, permessi, malattie, cambi personale e gestione dei contratti.

Poter dialogare con gli operatori in campo in modo efficace.

Rapportini di intervento elettronici, con eliminazione della doppia imputazione.

 

Il progetto

Un calendario operativo vero e proprio in cui si ha il pieno controllo di tutte le attività che l’azienda deve fornire da contratto al cliente, oppure degli interventi richiesti.

Uno strumento SMART per gli operatori, per gestire gli appuntamenti e segnalare le attività fatte.

Un portale dedicato agli smartphone per accedere velocemente a tutte le informazioni delle attività

 

 Quali sono gli step del software per le aziende che vogliono programmare le attività del personale?

Gestione commesse e punti di servizio

Per ogni cliente si possono aprire più commesse. Per ogni commessa possiamo avere diversi punti di servizio, come ad esempio due negozi in due diverse vie della città.

Ogni cliente, per ogni commessa e per ogni punto di servizio può essere gestito da personale dedicato o condiviso e controllato attraverso il proprio calendario degli appuntamenti.

Il sistema calcola gli impegni del personale ed il costo puntuale per ogni itnervento.

Dalla commessa alla programmazione delle attività 

La programmazione delle attività può essere fatta con una precisione di un quarto d’ora e un insieme di impegni settimanale. Parliamo di programmazione e non di pianificazione, se vuoi puoi approfondire la differenza tra programmazione e pianificazione.

Il sistema replica la settimana all’interno di un periodo che l’operatore può scegliere.

E’ possibile effettuare una programmazione multi-settimana, multi-operatore, multi-servizio.

Breve video di esempio per la pianificazione settimanale e mensile

Lancio della programmazione e visione a calendario

Una volta eseguita la configurazione della programmazione, il lancio della programmazione in un intervallo di date, il sistema crea dei calendari:

1) calendario per gli operatori

2) calendario per i clienti

evidenziando con colori diversi eventuali problemi di programmazione (ad esempio abbiamo pianificato un intervento durante un periodo di ferie del nostro operatore o del nostro cliente)

Gestione ferie dipendenti e clienti

Lo strumento permette agilmente di monitorare e gestire le ferie dei clienti e dei dipendenti, in modo da poter organizzare correttamente tutti i servizi.

In caso dei dipendenti, lo strumento mette a disposizione un sistema per approvare o rifiutare la richiesta di ferie e di permesso del dipendente. 

Rendicontazione e controllo ore di attività 

    La rendicontazione delle attività degli operatori alimenta dei grafici dedicati al controllo di gestione.
    Ogni intervento viene misurato sulla base del costo dell’operatore, del valore offerto al nostro cliente e di eventuale ricarico per spese di gestione (come il personale di ufficio, non operativo).
    La dashboard visualizza velocemente per ogni commessa la marginalità, evitando di portare avanti business non produttivi.

Gestione delle comunicazioni con gli operatori

    Basta a strumenti di comunicazione inefficaci.
    Integrato al sistema c’è una funzione dedicata alla creazione di comunicazioni aziendali. Ogni comunicazione è tracciata (chi ha ricevuto, chi ha letto, chi ha risposto).
    I dipendenti accedendo da telefonino possono leggere e rispondere alle comunicazioni aziendali

Accesso operatori da smartphone

    Attraverso lo smartphone gli operatori possono vedere i propri appuntamenti in calendario, accedere alle informazioni del cliente, collegare delle note e delle fotografie agli interventi che vanno ad eseguire e molto altro.
    Lo strumento per smartphone permette di richiedere ferie e/o permessi.
    Sempre da smartphone è possibile accedere a tutte le comunicazioni aziendali, scaricare eventuali allegati e rispondere ai quesiti richiesti dall’azienda.
    Un unico strumento, semplice ed accessibile per gestire tutta la tua organizzazione

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