COME RIDURRE IL COSTO DEL PERSONALE?

Uno degli obiettivi più importanti per le aziende negli ultimi anni è l’ottimizzazione del costo del lavoroche non deve essere fraintesa con la riduzione del personale.

Infatti, la riduzione del personale potrebbe essere un rischio per la sopravvivenza ed il successo di un’azienda, diminuendo la propria competenza e di conseguenza l’importanza che ha nel mercato.

Ridurre i costi del personale:

Questo fattore deve andare pari passo con il preservare:

il capitale umano;

la conoscenza;

l’esperienza acquisita;

Queste sono:

 

Risorse vitali per l’attività dell’azienda!

Per far si che ciò avvenga, c’è bisogno di una collaborazione tra tutte le figure professionali del settore (consulenti del lavoro, risorse umane,training manager ecc..).

Quali sono le strategie possibili per ridurre il costo? 

Gli oneri sociali sono sicuramente una delle principali voci di spesa per le aziende italiane, ovvero un costo talvolta eccessivo che viene considerato fattore negativo dalle aziende.

Basti pensare che il cuneo fiscale in Italia è pressappoco vicino al 50% (chi più chi meno, il dato preciso non importa, importa il concetto).

Questo non solo è un problema per il lavoratore, che vede metà del suo lavoro non essere retribuito, ma anche chiaramente per il datore di lavoro che non può investire in strumenti importanti, come per esempio attività di formazione o iniziative strategiche in termini di crescita, competitività e occupazione.

Se sugli oneri sociali non possiamo intervenire, possiamo certamente lavorare sull’efficienza del nostro personale.

Esempio semplice:

Con dati banali, ma solo per renderli intuibili: se su 100 operatori riesco ad aumentare l’efficienza del 10%, ottengo 10 lavoratori in più senza doverli assumere!

Se riuscissimo ad efficentare al 10% il lavoro di tutti, come prima soluzione potremmo togliere il 10% dei lavoratori …

Ma perderemmo probabilmente una buona percentuale di conoscenza ed esperienza e renderemmo più povera la nostra struttura.

Ma se il 10% di efficienza lo trasformassimo in crescita aziendale, magari per aumentare ancora l’efficienza … allora avremmo costruito un meccanismo che migliora sempre di più e fa aumentare la redittualità dell’impresa.

Riprendiamo per un momento in mano il problema degli oneri e proviamo a vedere prima quali soluzioni sono già presenti per:

Ridurre il costo del personale:

  • I finanziamenti per la formazione del personale
  • Gli sgravi contributivi previsti grazie a forme contrattuali agevolate
  • Un sistema di Compensation & Benefit studiato reso su misura per la popolazione aziendale o i risparmi legati all’assicurazione obbligatoria contro gli infortuni.

Il problema è che nella maggior parte dei casi, le aziende non sfruttano questi benefici per mancanza di risorse da dedicare ad attività mirate o per problemi organizzativi interni.

Ecco che se riuscissimo a ricavare quel 10% in più, forse otterremmo anche risorse per sfruttare benefici che sono già previsti e ci attendono!

Sì, ok, ci siamo, abbiamo capito che dobbiamo fare efficienza … ma come possiamo fare? Da dove traiamo spunto per generare efficienza nell’azienda?

Facciamo un esempio semplice e comprensibile:

Pensa a quanto tempo spende un impiegato per riordinare tutti i documenti o semplicemente cercare un documento all’interno degli archivi.

Al giorno d’oggi ci sono una miriade di strumenti che possono facilitare il lavoro di un impiegato e di conseguenza ridurre nettamente ore di straordinari e di materiale che occorre per svolgere il proprio lavoro.

Pensiamo ad un impiegato amministrativo: un’ottima soluzione sarebbe dotare la parte amministrativa di un gestionale che permette di archiviare fatture e documenti contabili, avendo così la possibilità di rintracciarli in pochissimi secondi.

L’impiegato per verificare una fattura, un’aliquota iva, al posto di alzarsi dalla scrivania ed andare ad aprire armadio, cercare il dox, ricercare il documento … da comodo e seduto con qualche click visualizza il documento e se necessario lo inoltra per posta elettronica (al posto di fotocopiarlo o di scansionarlo … )

E’ difficilissimo capire quanto tempo al mese possiamo risparmiare.

Cercando in rete troviamo tanti tentativi di quantificare, basati sull’esperienza media, soprattutto basati su calcoli un po’ forzati per fare la vendita del proprio prodotto.

 

ATTENZIONE:

Non cadiamo in una facile trappola di credere che risparmieremo 2 ore di tempo al giorno o giù di lì.

Piuttosto accettiamo che vi sarà un risparmio di tempo, questo è sicuro, ma concentriamoci su cosa far fare all’amministrativo in quel tempo.

Sì, perché se lasciamo il tempo per una tazza di tè, non facciamo un gran che di efficienza.

Il lavoratore dovrà spendere il tempo restante in formazione o in crescita professionale, qualora in azienda non si richiedano sforzi operativi ulteriori.

Questo dà tre grandissimi benefici al datore di lavoro che sono:

  • Riduzione delle ore straordinarie dei lavoratori
  • Incentivi alla formazione e alla crescita personale e professionale

  • Formare il personale con capacità trasversali, ovvero poter impegnare la risorsa in più posizioni.

Questi benefici permettono di ridurre il costo del personale in maniera semplice e diretta, sono pochi semplici passaggi, ma molto efficienti.

Questo tipo di attività, si intende, deve essere condivisa con i colleghi che fruiranno sì di benefici di formazione, ma quest’ultima va utilizzata a beneficio di tutta l’organizzazione e deve permettere un ritorno di investimento all’azienda.

Da questo semplice esempio, che si può trasportare con diversi strumenti in diversi settori aziendali (nuove macchine di produzione con elettronica automatizzata, software di gestione centralino e raccolta contatti, lettori scanner OCR per la raccolta dei dati, portale clienti per l’invio dei documenti … ) comprendiamo come potenzialmente riduciamo non il costo del personale, ma lo spreco del tempo pagato al personale!

Un altro tema legato alla riduzione dei costi del personale è l’outsourcing.

L’ outsourcing dei processi HR

Outsouring significa esternalizzazione, ovvero l’insieme delle pratiche adottate dalle imprese o dagli enti pubblici di ricorrere ad altre imprese per lo svolgimento di alcune fasi che possono riguardare fasi produttive o fasi di supporto di altri servizi.

Questo sistema è diventato un elemento fondamentale come strategia applicata nelle aziende per il contenimento dei costi, poiché trasforma gli stessi da fissi a variabili, rendendo le imprese più flessibili e capaci di concorrere in un mercato globale.

Un esempio lampante e semplice di outsourcing sono le buste paga.

  • Moltissime imprese esternalizzano il servizio di buste paga ad enti esterni.
  • Un’impresa professionale e competente a cui affidarsi ha una grande attenzione nel rispetto delle norme contributive e fiscali.
  • Questo grazie all’esperienza, competenza ed un costante aggiornamento sulle ultime novità fiscali e legali.

Vi sono molti servizi che possono essere dati in outsourcing: la gestione del parco informatico, la comunicazione web e social, il portale e-commerce, lavorazioni di assemblaggio o confezionamento, la distribuzione merci verso i clienti, e così via.

 

Quali vantaggi trarre dall’Outsourcing?

Elenchiamo i principali vantaggi connessi all’esternalizzazione (parziale) delle mansioni. Teniamo l’esempio delle buste paga:

  • Riduzione dei costi del personale: l’elaborazione delle buste paga e di tutte le attività ad essa connesse sono onerose, sia in termini di tempo che di risorse (es. le ore di lavoro del reparto per elaborare e controllare i salari, risolvere le controversie con i dipendenti ed i loro reclami)
  • Riduzione dei tempi: chi si occupa di dirigere il personale dovrebbe dedicare più tempo ad attività strategiche e gestionali.
  • Riduzione del rischio di errore o sanzioni per mancanze di adempimenti di dovuto pagamento nei tempi previsti: questo avviene quando si ha una dimenticanza o le date di scadenza non vengono riportate, o magari quando ci sono nuovi aggiornamenti di norme fiscali.

Sperando ti sia piaciuto questo post ti invitiamo a leggere il nostro articolo su come ridurre i costi aziendali.

Buona lettura!

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