COME GESTIRE I DOCUMENTI AZIENDALI IN MODO SICURO ED EFFICACE

Avere un ufficio pieno di fogli cartacei e volanti è all’ordine del giorno!

Le nostre scrivanie sono piene di cassetti e cartelline per i documenti, spesso con diversi post-it sopra per portarle all’attenzione e cercare di non dimenticare niente.

Ma prima di provare a capire come risolvere il problema della gestione dei documenti aziendali, capiamo i danni ed i costi che genera.

Siamo andati alla ricerca di alcuni dati statistici, per poter evidenziare meglio il problema o, come dicono in molti, l’opportunità di evidenziare come migliorare il nostro modo di lavorare!

PWC.COM, un sito di consulenti, revisori e strateghi del business riporta i seguenti dati statistici:

  • Ogni anno un’azienda produce in media 19 copie dello stesso documento
  • Il costo di archiviazione di un documento mediamente è di 20 Euro
  • Il costo di ricerca di un documento non correttamente archiviato è di circa 120 Euro
  • 1 documento su 20 viene smarrito
  • In un anno vengono spese 25 ore lavoro per ricreare documenti smarriti
  • Per cercare i documenti smarriti, invece, vengono spese mediamente 400 ore l’anno

 

Incredibile vero?

Da questi dati, associando un costo orario, si evince che la perdita è forte …

Ma non spaventarti, anzi, sii felice di ciò!

Hai una buona occasione e questo post ti fornirà input preziosi per poter migliorare la tua efficienza e ottimizzare i risparmi!

Voglio fornirti qualche altro spunto…

  1. Il 95 % delle informazioni sono su carta, è stimato che un impiegato stampa all’incirca 45 fogli al giorno. Significa due risme di carta ogni mese per impiegato!
  2. Un impiegato impiega fino al 20% del proprio tempo nella gestione e ricerca di documenti (alcune stime più precise indicano tra i 30 e i 120 minuti al giorno!)
  3. Un semplice modulo interno, come una richiesta ferie, può arrivare a costare ad una azienda fino a 150 Euro
  4. Il CNIPA riporta che il 2% del PIL Italiano è speso in gestione e passaggi di documenti cartacei

Sono dati di un certo impatto.

Passiamo alla fase operativa! Rimbocchiamoci le maniche e vediamo cosa possiamo fare per ottimizzare la gestione dei documenti aziendali ed iniziare a risparmiare e creare efficienza.

Primo Step!

ORDINE!

Il primo passo da fare non è tuffarsi a capofitto alla ricerca di una soluzione software o di uno strumento per catalogare il proprio ufficio e/o la propria scrivania, ma quello di creare ordine all’interno dei propri archivi.

Eccoti una lista da spuntare su diversi tipi di documenti che vanno conservati e catalogati:

  1. Fatture e bolle emesse (possibilmente anche le conferme di ordine)
  2. Fatture e bolle ricevute (possibilmente anche gli ordini ai fornitori)
  3. Libro dei corrispettivi
  4. Documenti societari (atto notarile, statuto …)
  5. Contratti con i fornitori (intendo sia gli accordi commerciali che ad esempio i contratti dell’energia elettrica, dell’affitto …)
  6. Contratti con i clienti (se vi sono)
  7. Documenti del personale

 

Secondo Step

Vediamo i singoli punti!

1.Per quanto riguarda i primi due punti, riassumibili rispettivamente in documenti attivi e passivi, vanno creati due faldoni.

Sulla base dei volumi sarebbe il caso di archiviarli in faldoni per data, ad esempio trimestralmente, se non mensilmente.

Ad ogni fattura, allegare la relativa bolla e l’ordine. In questo modo non vi saranno problemi per rintracciare i documenti, perchè nello stesso faldone che identifica il periodo troviamo tutti i documenti inerenti la transazione.

2.Per quanto riguarda gli altri punti, un faldone a sè, ordinato per nome del fornitore/cliente, fa al caso nostro.

3.Un’attenzione particolare ai documenti del personale: 

Intendiamo i contratti, eventuali documenti riservati delle persone, le copie dei documenti di identità.

Alcune aziende, sulla base delle attività, hanno bisogno di archiviare anche le dotazioni di materiale in carico al personale, come ad esempio telefoni, personal computer o anche i DPI (Dispositivi di Protezione Individuale).

Per questi, dato che sono di frequente consultazione e revisione, il consiglio è quello di tenere un fascicolo a parte, suddiviso per tipologia di bene ed al suo interno ordinato in ordine alfabetico.

ATTENZIONE: 

Lasciamo fuori da questi documenti i cedolini paga ed i rimborsi, che rientrano nei documenti passivi!

Un lavoraccio! Ma un punto essenziale da cui partire. Se questo passaggio lo abbiamo già fatto, ed ancora la gestione risulta onerosa (ci credo!)

Possiamo pensare di affrontare:

Lo Step informatico

Anche qui, potremmo approcciare l’argomento per step.

1.Il primo passo, il più economico, è quello di scannerizzare tutti i documenti ed archiviarli in modo elettronico all’interno di cartelline nel nostro PC (meglio ancora se è un server condiviso, ma non voglio spingermi troppo nel tecnicismo).

Le cartelle nel PC vanno organizzate come se fossero dei faldoni, al cui interno utilizzare delle sottocartelle come indici dei raccoglitori e dentro a queste inserire i documenti, avendo la cura di rinominare i files digitali con il nome del fornitore, la data e la tipologia, così da poter facilitare la ricerca dei documenti.

2.Il passaggio successivo nella storia dell’azienda è il passaggio a strumenti informatici dedicati…

Una gestione digitale dei documenti aziendali piuttosto che cartacea ti permette di mantenere una gestione più ordinata e documenti più reperibili.

Da molto tempo sono presenti proposte informatiche per la gestione dei documenti aziendali

Le tipologie di informazioni, gli obblighi burocratici e i protocolli di gestione interni diventano sempre più numerosi e vi sono soluzioni sul mercato adeguate ad aiutarci nella gestione documentale.

DMS: Document Management System

Sistema della gestione documentale aziendale. Una sigla per identificare una serie di strumenti software per fare quanto avremmo fatto noi con i nostri “docs”, solo in maniera ancora più efficiente!

Questo tipo di strumenti ci permette di archiviare una copia elettronica del nostro documento aziendale cartaceo e di crearne degli indici.

Una volta ottenuto il file a mezzo scansione del documento, esso viene caricato in uno di questi sistemi che ci chiederà in automatico alcune informazioni, come ad esempio la tipologia di documento, la data, il nome del proprietario.

L’insieme di documento ed informazioni va a creare un indice che questi DMS utilizzano per agevolarci la ricerca. A questo punto non serve più darsi uno standard per i nomi delle cartelle o i nomi dei files da archiviare, ma il DMS provvede al posto vostro. L’onere iniziale è solo quello di scegliere che tipo di dati raccogliere al momento dell’archiviazione e i tipi di documenti che vogliamo memorizzare, al resto pensa lui con il suo indice!

Per maggiori chiarimenti ti consiglio di leggere alcuni altri articoli che ho scritto, per capire cos’è la archiviazione elettronica e la conservazione sostitutiva dei documenti contabili .

 

Buona lettura!