ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI CONTABILI

Ogni azienda produce moltissimi documenti contabili, la maggior parte utilizza una gestione cartacea dei documenti, ma per evitare di perdere i documenti aziendali è possibile scannerizzarli e archiviarli in formato digitale. 
(ne abbiamo parlato in un recente articolo sulla gestione documentale).

Ma ora vediamo: una volta scannerizzati, come conservarli in formato digitale?

 Il documento cartaceo contabile dopo l’archiviazione elettronica lo devo ancora conservare?

 Purtroppo sì, a meno che tu non utilizzi la:

Conservazione elettronica sostitutiva!

Come abbiamo visto nel post precedente, un’archiviazione elettronica dei documenti contabili è necessaria per poter rintracciarli minimizzando costi e tempi di ricerca dei documenti.

 

Che cos’è la conservazione sostitutiva dei documenti contabili?

La conservazione sostitutiva dei documenti contabili è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.

Questa procedura è intesa come una “…rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto informatico (delibera CNIPA n. 11/2004)”.

È quindi possibile archiviare un documento elettronico e garantire per gli anni necessari la sua conservazione a norma di legge.

In caso di ispezione dei tuoi documenti, i sistemi di conservazione elettronica sostitutiva garantiscono la regolarità del documento a norma di legge!

Come fare l’archiviazione sostitutiva dei miei documenti?

La conservazione dei documenti può essere effettuata:

  •  In house (in casa): quando avviene all’interno della struttura aziendale dei relativi documenti informatici da conservare
  • In Outsourcing: quando l’azienda affida in modo totale (full outsourcing) o parziale a soggetti pubblici o privati la conservazione dei documenti contabili aziendali

 

Gli outsourcer, ovvero i soggetti che svolgono questo compito dall’esterno della tua azienda, possono essere tra quegli enti accreditati presso l’AgID (Associazione per l’Italia Digitale) al fine di garantirti la conformità con le disposizioni di legge in vigore.

Tra gli obblighi della PA nel campo dell’archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva dei documenti contabili vi è l’obbligo, nel caso di affidamento a un soggetto outsourcer, che sia ente accreditato presso l’AgID. I soggetti privati non hanno questo obbligo, ma ti consigliamo di verificare che se non lo sono, almeno si basino su partner che lo garantiscono.

Cosa significa in sostanza fare archiviazione elettronica sostitutiva?

Il procedimento di archiviazione prevede alcuni passaggi fodamentali:

  1. Produzione di un documento in formato digitale (tipicamente un PDF)
    • il PDF può essere in formato immagine, quindi con il testo non ricercabile
    • il PDF può anche essere prodotto digitalmente e quindi avere il testo ricercabile
  2. Apposizione di una firma digitale sul documento (il risultato può essere sia un PDF che un file criptato P7M o altro formato, non ha importanza)
  3. Apposizione al documento (o ad un insieme di documenti, ad esempio mensili) di una “marca temporale” per avere data e ora certe
  4. Archiviazione sicura (ridondata e con backup in disaster recovery) del pacchetto marcato in un supporto NON modificabile
  5. Procedura che verifica e testa periodicamente i dati archiviati

La complessità dell’archiviazione è intuibile!

In effetti però sul mercato esistono diverse soluzioni a costi anche molto contenuti (poche decine di euro) per fare una archiviazione a norma. La spesa vale la pena, è sempre possibile provare e poi eventualmente abbandonare la strada…

 

ATTENZIONE:

L’archiviazione elettronica sostitutiva NON vi solleva dal conservare i dati per il periodo di tempo deciso dal legislatore (ad esempio 10 anni per le fatture commerciali).

Quindi quando scegliete un servizio di archiviazione e decidete di non mantenere l’archivio cartaceo, sappiate che dovrà durare per i prossimi 10 anni, pena il dover ristampare tutto!

In ambito di archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva è interessante apprendere anche il concetto di fatturazione elettronica, ovvero un

sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture

che permette di ridurre o cancellare il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa, spedizione e conservazione.

Leggi ulteriori informazioni in questo nostro post dedicato alla fatturazione elettronica.

 

Grazie per l’attenzione e buona lettura!

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