ACCESSO AI TUOI DATI ANCHE QUANDO SEI FUORI AZIENDA? MA SONO SICURI E PROTETTI?

I dati aziendali sono custoditi all’interno delle mura aziendali. Protetti da occhi indiscreti e da accessi indesiderati.

La tecnologia degli ultimi anni ci ha però abituati ad avere tutto nello smartphone.

Il mercato ci impone di essere sempre online ed aggiornati.

Il timone dei nostri affari deve essere costantemente sotto controllo. Sempre di più abbiamo necessità di conoscere le ultime modifiche al fatturato, la situazione delle commesse, i dettagli di raggiungimento del nostro budget.

Ci facciamo mandare email con i report più aggiornati ma immancabilmente manca il dato che ci serve o quando leggiamo la mail il dato non è più attuale!

Come possiamo risolvere questo problema e lavorare con i dati aggiornati anche quando siamo in mobilità?

O in quei momenti in aeroporto o in sale d’attesa in cui potremmo essere tranquilli e dedicarci alle analisi che difficilmente riusciamo a fare tra tutti gli impegni in ufficio?

 

In questo post non solo cercheremo di capire quale strada percorrere per migliorare questo nostro aspetto lavorativo, ma individueremo anche indicazioni preziose su come identificare al meglio le offerte che ci sono su web ed orientarsi con i giusti parametri sulla soluzione più sicura.

La soluzione, in verità, è a portata di qualche click!

Avete mai sentito parlare di “Cloud”? Sì?

La nuvola fantomatica (non fantozziana) che vi permette di accedere a tutto, basta avere internet (e chi oggi in tasca nel proprio telefonino non ha questa meravigliosa invenzione?)

Andiamo un po’ con ordine però, poiché se pensiamo che comperare un po’ di Cloud risolva il problema non abbiamo capito niente!

Avere i propri dati accessibili in Cloud significa dotarsi di strumenti di gestione che siano Cloud-compatibili! Il vostro vecchio gestionale o i vostri Excel sulla chiavetta, sono poco o per niente compatibili con il Cloud.

La cosa migliore è avere un software gestionale con tecnologia web, che sia accessibile con una semplice app per navigare in internet (il termine tecnico è ‘browser’, e ci riferiamo ad esempio a Safari, Chrome, Edge, Firefox…).

Il Cloud è quindi un’accezione verbale per identificare strumenti che non risiedono all’interno dell’azienda, ma su server accessibili da dovunque con una connessione internet.

Quello di cui abbiamo bisogno non è quindi un Cloud, ma uno strumento su di esso con il quale lavorare!

Questo tipo di strumenti oggigiorno offrono tutte le funzioni che offrono i gestionali tradizionali, quelli installati sul vostro PC windows. Dietro a questi strumenti c’è un servizio da parte di chi ve li fornisce, che consente il salvataggio per periodi e spazi potenzialmente illimitati dei vostri dati aziendali.

Arriviamo alla domanda fatidica, che tutti si pongono:

 

Ma sono sicuri i miei dati fuori dalle mura della mia azienda?

Eccolo il problema cardine nella scelta di questi strumenti!

Affrontiamo il tema da un pratico, semplice esempio a portata di tutti noi:

Homebanking!

Chi di voi non utilizza homebanking alzi la mano! Pochi vero? Quindi se è possibile accedere ai vostri soldi via web … perché non alle vostre fatture, ad esempio? Il problema sono i nostri documenti elettronici?

I dati su web sono molto più sicuri che tra le vostre mura!

Oltre il 75% degli attacchi hacker di furto di informazioni arriva dall’interno dell’azienda, non dall’esterno! La vostra azienda è monitorata da strumenti commerciali (firewall) e il personale interviene solo in orario di ufficio.

  1. I data center dove risiedono i dati in Cloud hanno strutture professionali di anti intrusione e il personale è presente h24.
  2. I dati che transitano dal vostro PC al Cloud sono protetti con algoritmi sui quali si basano anche le banche, la NASA, i governi!

La paura del furto dei dati è dovuta solo alla difficoltà di comprensione tecnica di alcuni argomenti … per il resto sono leggende metropolitane!

Ma forse abbiamo trascurato un tema importante… se qualcuno riesce ad entrare sul sito della banca e ci ruba i soldi in conto corrente … la banca avrà una assicurazione e ne risponderà… forse! Beh, diciamo quindi che un po’ di attenzione sulla scelta del servizio che andiamo a prendere conviene metterla. Eccovi quindi alcuni consigli utili.

 

Accertatevi di alcune cose quando scegliete un gestionale in Cloud, vediamo quali:

  • Il tipo di contratto: nei contratti sono presenti delle clausole chiamate SLA, Service Level Agreement, ossia il livello di servizio che viene garantito.
  • Dovete verificare che il tempo di disponibilità di servizio sia definito da una percentuale annua, tipicamente deve essere garantito sopra il 95%.
  • Verificate che il fornitore preveda un rimborso se gli SLA non vengono rispettati. Per poco che sia è degno di nota il fatto che si assumano la responsabilità di rimborsarvi se le cose non funzionano.
  • Che l’accesso ai servizi sia in modalità https e non http.
  • Sono le prime lettere che di solito stanno davanti agli indirizzi web … la ‘s’ finale indica proprio la Sicurezza.
  • Meglio se nel sito quando vi collegate compare la spunta verde a sinistra del nome del sito, segno che il certificato di sicurezza del sito è verificato da una valida autorità.
  • Che vi sia la possibilità di esportare in qualche forma i dati che avete inserito per anni all’interno della piattaforma!  Se un giorno trovate un servizio migliore, è il caso di accertarsi di poter recuperare tutto il proprio lavoro e ricominciare da un’altra parte
  • Assicuratevi la politica di backup e disaster recovery del vostro fornitore: nessun sistema è infallibile, nemmeno il Cloud!

Per l’ultimo punto

 

ATTENZIONE:

Il fornitore deve dichiararvi come effettua il backup e come si assicura che i vostri dati siamo salvati in un posto lontano da eventuali disastri che distruggano le macchine sulle quali lavorate!

In questo modo l’eventuale interruzione per disastro non vi fa perdere i dati, subirete solo un danno lieve dovuto alla ripresa dei servizi e a dover reinserire i dati immessi dopo l’ultimo backup (solitamente notturno).

 

Sul Cloud ci sono molti altri temi e specificità da affrontare, con questo post abbiamo visto il ‘must have’ per poter avere i propri dati anche da fuori azienda!

Spero questo post ti sia piaciuto e soprattutto che ti sia stato di grande aiuto.

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